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Descrição da vaga

Apoiar de forma eficiente o Administrador Executivo no atingimento dos objectivos através da disponibilização de apoio funcional nas seguintes áreas: administração, secretariado, gestão de eventos bem como outras tarefas ad hoc necessárias.
Planear e gerir a agenda diariamente, a organização e administração do gabinete do Administrador, prestar apoio de organização e planeamento, comunicação, arquivo e gestão de contactos e correspondência
Gestão do trabalho diário
Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos.
Coordenar a marcação, cancelamento e re-agendamento de reuniões
Completar e submeter formulários de despesas e de viagens
Prestar apoio na preparação de documentação, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos
Imprimir, responder e reagir a emails de forma rápida e eficiente
Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou facturas
Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados
Gestão do gabinete do Administrador de forma profissional, eficaz e eficiente
Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados
Arquivo e Correspondência
É necessário preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e outros documentos. Os documentos devem todos ser arquivados e gravados de forma organizada.
Garantir que o arquivo da correspondência é mantido e actualizado
Arquivo digital, criação de folders e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o Administrador tem que participar
Execução de tarefas pessoais para o Administrador incluindo pagamento de facturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias
Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativas, através da partilha de conhecimentos

Comunicação
Esta é uma tarefa muito importante. A Assistente Executiva deve ser capaz de comunicar de forma clara e perceptível com os clientes e com os colegas de trabalho.
Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a relevância da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema
Dada a natureza da função do Administrador, é necessária flexibilidade para desempenhar as funções necessárias à função de Secretária de Administração. Esta é uma função de confiança elevada para gerir as áreas e o trabalho diário do Administrador.
Muito cuidado na organização da agenda e de viagens para garantir que não há duplicações que possam afectar negativamente a imagem do Administrador ou do Banco
A Assistente Executiva deve desenvolver o seu trabalho de forma rápida, eficiente e muito profissional para que não cause atrasos ou perdas de tempo desnecessárias (exemplo: escrita de cartas ou erros, interrupções para chamadas telefónicas sem triagens, etc)

Competências e experiência desejadas

Bacharelato ou Licenciatura, preferencialmente numa disciplina de Secretariado ou Gestão Administrativa
Pelo menos 2 anos como Assistente Executiva ou Secretária de Executivo de topo
Compreensão das áreas chave do negócio bancário em particular grandes empresas
Capacidade de resolução de problemas complexos de forma eficaz
Elevada experiência de Secretariado a um nível elevado da organização
Conhecimentos de informática, em particular competências em Outlook, MS Word, Excel e PowerPoint
Deve possuir competências de Secretariado bem desenvolvidas
Capacidade para produzir correspondência / documentação diária ou regular a partir da recolha de informação básica
Resiliência, resistência ao stress e capacidade de trabalhar sob pressão num ambiente de elevada exigência

 Standard Bank Group - Luanda


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